все что связано с моей работой
Главная » Инструкции » Инструкция по работе с ПО «Доп. расшифровка к месячному отчету». Версия 10.

Инструкция по работе с ПО «Доп. расшифровка к месячному отчету». Версия 10.

 

Содержание:

Настройка на объект.

ПО установлено в муниципальном районе, городском округе.

Предлагается заполнить следующие реквизиты:

  1. Год (отчетный год 2012; предварительно заполнен)
  2. Регион (Ростовская область)
  3. Город (район)
  4. Вид бюджета
  5. Поселение
  6. Руководитель (ФИО)
  7. Гл. бухгалер (ФИО)
  8. Руководитель бюджетного подразделения (ФИО)
  9. Исполнитель (ФИО)
  10. Телефон (исполнителя)
  11. 11. Путь к электронной почте
  12. 12. Путь к обработанной почте

Прежде всего введите 4. Вид бюджета. По умолчанию установлен – Муниципальные районы. Если ПО установлено в городском округе, данный реквизит должен быть откорректирован соответствующим образом.

Затем откорректируйте реквизит 3 – город/район. Выберите из списка наименование Вашей территории.

Затем заполняются остальные реквизиты с 6 по 12. Порядок заполнения этих полей значения не имеет.

В 11 и 12 реквизитах указываются пути в соответствии с созданными на диске папками, предназначенными для обработки отчетов, полученных по электронной почте от нижестоящих (поселений, подведомственных).

Подписи выводятся в текстовом файле, формируемом в режиме «Телеграмма – создание текстового файла для эл.почты».

ПО установлено в поселении, подведомственной организации.

Данную программу можно установить в поселении либо в подведомственной организации. Это позволит упростить сбор информации и получение свода по району, городу.

  1. В случае, если выбран именно этот путь, необходимо правильно настроить ПО, установленное в подотчетной организации.
  2. Реквизит 4.Вид бюджета. Заполняется либо значением «Городские, сельские поселения», либо «Подведомственные». В первом случае данные будут попадать в графы под заголовком «Бюджет городских и сельских поселений».
    В случае работы в подведомственной организации данные попадают в графы под заголовком «Бюджет муниципального района, городского округа».
  3. Затем заполняется реквизит 3, т.е. указывается наименование муниципального района, городского округа, к которому относится данная подотчетная организация.
  4. Обязательно заполняется реквизит 5. Поселение/подвед. Производится выбор из списка, построенного на основе справочников поселений, подведомственных данной территории в зависимости от данных указанных в 4 и 3 реквизитах.

Ввод, контроль, свод

Дальнейшая работа ведется в меню «Обработка данных» — «Ввод отчетов».

Данные вводятся в единицах, предусмотренных приказом.

Предлагается выбрать из списка нужную подотчетную территорию (организацию). Список строится на основе настройки на объект. Затем из списка форм выбирается форма для заполнения. Список отчетных форм зависит от месяца, в который сдается отчет. Если в данном месяце (в апреле, июле, октябре текущего года, январе года, следующего за отчетным) заполняется квартальный отчет, в меню выводится полный список форм. В противном случае список ограничен формами, сдаваемыми ежемесячно.

Вводится отчет. Доступными являются только графы, которые должны быть заполнены данным подотчетным лицом. Поэтому в случае заполнения отчета муниц. района, города доступны только графы под заголовком «Бюджет муниципального района, городского округа». Графы «Бюджет городских и сельских поселений» заполняются в отчетах поселений. Таким же образом работает контроль отчета.

Информация по использованию функциональных клавиш, необходимых для работы в режиме Ввода отчетов, приведена внизу экрана.

При желании отчет можно распечатать. В данной версии отсутствует возможность печати непосредственно из данной программы. Однако по F7 формируется текстовый файл с данными, которые с помощью макроса переносятся в таблицу Excel, которую можно распечатать. Подробно о печати см. в соответствующем разделе инструкции.

После ввода отчетов надо выполнить формирование и контроль свода.

Если работа с ПО ведется в поселении, подведомственной организации, свод строится по заполняемым графам.

Если работа ведется в муниц. районе, городском округе, свод строится по всем графам. При этом в формах 1, 5, 6 в первые графы попадают данные района, города, подведомственных организаций, в последние – данные поселения.

Если вносятся изменения в свод, в дальнейшем со сводом надо работать в режиме «Просмотр свода». В противном случае (в режиме «Формирование свода») внесенные в свод изменения будут потеряны. Вносить изменения непосредственно в свод возможно, но не рекомендуется. Лучше корректировать отчеты, на основании которых формируется свод, и переформировывать его при необходимости.

После ввода данных, а также любого внесения изменения в данные, надо выполнить контроль. Контроль должен проходить без ошибок.

После формирования свода, выполнения контроля, печати, нужно сформировать «Телеграмму», т.е. текстовый файл, который затем передаётся в вышестоящую организацию. Сформированный файл выводится на экран. В верхней части указано, кем сформирован отчет. В заголовке указано имя файла. Данный файл находится в каталоге, в котором установлено ПО.

Наименование текстового файла сформировано следующим образом:
Первые два символа «ot», затем указан номер формы (совпадает с номером формы в приказе). Затем символ, указывающий уровень бюджета (r – муниципальный район, городской округ, p – городское, сельское поселение, v – подведомственная организация), 2-х значный код территории, либо поселения,  либо подведомственной. Затем через знак подчеркивания номер версии и расширение. Например:

  • ot1r01_0.txt – отчет Доп. расшифровка Азовского района
  • ot2r01_0.txt – отчет Справка о кред.задолж. Азовского района
  • ot1p01_0.txt – отчет Доп. расшифровка Александровского сельского поселения Азовского района (если работа ведется в Азовском районе).

Если отчет сформирован поселением для муниципального района, файл передается район. В районе, получив файл, копируют его в каталог, предназначенный для приема эл. почты. И обрабатывают в режиме «Прием отчетов из электронной почты» меню Специальные функции.

Режим тестирования в меню «Специальные функции» позволяет проверить наличие отчетов – имеющиеся помечаются *, и выполнить их контроль. Отчеты, прошедшие контроль, помечаются второй звездочкой.

Форма «Сведения о расходах на реализацию целевых программ»

Данная форма заполняется только в районе (городе), поселении. Заполнение данной формы подведомственными организациями не предусмотрено.

Прежде всего, Вам потребуется заполнить справочник кодов отчетности для данной формы. Меню «Справочники» -> «Справочник кодов отчетности» -> «Сведения о расходах на реализацию целевых».

Вам нужно ввести все целевые программы, сведения о расходах по которым должны быть отражены в вашем отчете. Вводятся программы только вашего муниципального образования.

Программы поселения вводятся в поселении, затем сведения о них передаются в район внутри текстового файла с отчетом по данной форме. В районе в результате приема отчетов поселений справочник будет автоматически дополнен наименованиями их целевых программ. Вводить программы поселений в справочник района нельзя, так как это приведет к некорректной работе программного обеспечения.

Чтобы дополнить данный справочник нажмите клавишу F3. Появится поле для ввода кода программы. Код программы должен состоять из двух знаков, это порядковый номер программы. При попытке ввода кода, не соответствующего требованиям, выдается соответствующее сообщение и код не сохраняется.

Далее надо указать к какому виду относится программа (муниципальная или региональная), затем ввести наименование. Наименование может быть достаточно длинным, для его ввода предназначены 3 поля. Если наименование не помещается в первом поле, продолжите ввод во втором и при необходимости в третьем. Если же наименование помещается в первом поле, два следующих заполнять не надо. Лучше, если поле заканчивается целым словом, а не поместившаяся часть наименования продолжается в новом поле с нового слова.

Если при вводе записи в справочник не заполнено одно из обязательных полей (код, первое поле наименования, вид программы) выдается соответствующее сообщение, и запись не добавляется.

Подойдите к заполнению справочника ответственно и внимательно, так как от этого зависит корректная работа программного обеспечения.

При дополнении данного справочника новая запись помещается в справочник в порядке, который определяется её номером.
Кроме того, код программы дополняется кодом района (города) и кодом поселения перед введенным вами кодом. Если данный справочник заполняется в районе (городе) на месте кода поселения указывается «00».

Например, для Новоалександровского поселения  Азовского района (код района — «01», код поселения внутри района — «12») программа с кодом «01» будет сохранена с кодом «01 12 01». Для Азовского района программа с таким же порядковым номером будет сохранена с кодом «01 00 01».

В случае корректировки наименования программы в справочнике (клавиша F2) необязательно повторно выбирать вид программы во всплывающем меню.  Если вы нажмете Esc, будет сохранен ранее указанный вид программы.

После заполнения справочника проверьте его. Все наименования программ должны быть заполнены. Для каждой целевой программы обязательно должен быть указан вид. Не должно быть пустых строк!!!

Если в справочнике появились пустые строки – удалите их (F4 – появится точка напротив строки). При выходе из справочника на вопрос «Удалять помеченные строки» следует ответить «Да».

Это также касается районов, собирающих отчеты поселений. Требуйте от поселений корректно заполненного справочника. Не принимайте справочников, заполненных с ошибками. Если в отчете поселения в наименовании программы, вы видите только наименование поселения, заключенное в скобки, это означает, что данное поселение НЕ заполнило наименование! Требуйте пересдачи отчета до тех пор, пока справочник не будет заполнен корректно.

Отнеситесь к заполнению справочника ответственно, т.к. при сдаче отчетов за последующие месяцы, вы будете использовать уже заполненный справочник. Т.е. справочник заполняется один раз. Изменения будут вноситься, только если будут добавляться новые целевые программы.

После полного заполнения справочника для формы «Сведения о расходах на реализацию целевых программ» можно приступать к вводу отчетных данных. Ввод данного отчета происходит аналогично всем остальным отчетам. Т.е. вначале вы указываете код отчетности, затем вносите цифры в нужные графы. В качестве кода отчетности указывайте сокращенный код (например, «01» без указания кода района, поселения).

При нажатии клавиши F6 в режиме ввода отчета, свода происходит подсчет итогов. Отчет дополняется итоговыми строками. Ввести либо откорректировать данные в итоговых строках нельзя. Если после подсчета итогов внесены изменения в данные, требуется повторный подсчет итогов.

Если в процессе контроля обнаружено несовпадение введенных данных суммам в итоговых кодах, выдается соответствующее сообщение об ошибке. Подробная расшифровка ошибок не выводится. Обычно такое сообщение означает, что данные были изменены после расчета итогов, значит надо просто пересчитать итоги.

Печать отчетных форм.

Печать данных выполняется в два этапа (1 и 3) для всех форм, кроме формы «Сведения о расходах на реализацию целевых программ», которая печатается в три этапа.

  1. F7 (в режимах свод, ввода данных) – формируется текстовый файл с именем ot_X.txt, где X – номер формы. Данный файл формируется в каталоге с допрасшифровкой.
  2. Только для формы «Сведения о расходах на реализацию целевых программ». Запустить Word, выбрать «Открыть», перейти в каталог с допрасшифровкой в подкаталог «Отчеты». Открыть документ «Подготовка к печати отчета Сведения о расходах на реализацию целевых программ» (можно открыть файл через проводник). Данный файл – это пустой документ Word, содержащий макрос. Убедитесь, что Word настроен таким образом, что позволяет работать с макросами (настройки безопасности). Запускается макрос либо из меню (ленты – вкладка Разработчик) либо нажатием комбинации клавиш Ctrl и q. Данный макрос перекодирует названия целевых программ из кодировки DOS  в кодировку Windows. Если пропустить выполнение данного шага, наименования целевых программ  в таблице Excel будут выглядеть набором странных символов.
  3. Затем запускается Excel, выбирается «Открыть», открывается соответствующий нужной форме файл из подкаталога «Отчеты», в каталоге с допрасшифровкой (можно открыть файл через проводник). Данный файл – это таблица Excel, содержащая макрос. Убедитесь, что Excel настроен таким образом, что позволяет работать с макросами (настройки безопасности). Запускается макрос либо из меню (ленты – вкладка Разработчик) либо нажатием комбинации клавиш Ctrl и q. Данный макрос переносит данные из текстового файла в соответствующие ячейки таблицы, сохраняет форму с тем же названием добавив «заполненная», удаляет текстовый файл-источник данных.

Открывать файлы надо либо через проводник, либо последовательно через «Открыть», выбрать нужный каталог, затем файл и т.д. В противном случае макрос не сможет определить местоположение текстового файла и выдаст сообщение «Отсутствует файл-источник данных» с указанием имени файла и пути, по которому произодится его поиск. Если открывать таблицу либо документ Word иначе, например, выбирая из списка последних документов, либо через созданный для файла xls или doc ярлык, макрос не сможет найти текстовый файл, даже если он и находится в нужном месте.

Таблицы Excel, находящиеся в каталоге отчеты, можно настроить. Например, в строчке ниже названия формы можно ввести наименование органа, предоставляющего данный отчет вышестоящему органу. Также можно внести должности и ФИО руководителей и исполнителя, подписывающих данный отчет. После сохранения таблицы, вы получите настроенную под себя форму, и вам не придется каждый раз вносить одни и те же изменения.

Дата отчета будет заполнена макросом автоматически, в зависимости от данных текстового файла.

Ни в коем случае нельзя добавлять, либо удалять строки, столбцы в таблице! Также нельзя менять наименования файлов. Макрос перестанет работать!

Комментариев нет

No comments yet.

RSS feed for comments on this post.

Sorry, the comment form is closed at this time.